提醒一下……這只代表我負責 AIE 的那一半——本來是想讓 Ben 也從後勤與贊助的角度寫一篇分享他的經驗，但我們一直沒空動筆，轉眼就過了一年半，所以……就只有這些了，這就是我一股腦倒出來的東西。抱歉。2025 年的版本在這裡：https://www.latent.space/p/aiewf-2025-keynotes

我們剛結束首屆 AI Engineer 世界博覽會那段極度緊繃的籌備期，這是我們與事業夥伴 Ben 正在打造的 AI Engineer 系列研討會中，規模最大、採多軌議程的形式。我向來不擅長把心得和教訓寫下來，所以趁著週五晚上，坐在麥當勞裡，抱著只剩 16% 電量的 M2 MacBook Air，有電就一直寫下去，直到電池沒電（或是人先沒電）為止。

場地

AI Eng Summit 在 2023 年 10 月 7 日至 8 日舉行，整體算順利。鑑於 AI 發展的速度，我當時就很確定我們一年至少要辦兩場研討會。作為經常在研討會上演講與參與的人，我深受一些大型產業研討會的啟發，像是 KubeCon（約 1 萬人，以雲原生產業為導向）和 NeurIPS（約 1.5 萬人，以研究為導向），還有像 Big Data London 這種大型展會（約 4、5 千人？主要是一個展覽大廳加上小型演講），而從商業模式來看，則是 Infobip Shift（約 4、5 千人，白手起家後賣給 Infobip）。這些跟真正大型的 B2C 研討會與商展相比都還算小，但對各自的開發者次領域來說，都是指標性的盛會，我們也覺得理所當然該做類似的事。

主要的問題是，Ben 之前從未辦過超過約 700 人規模的研討會，而我們現在卻要挑戰大得多。AIES 2023 約 550 人；我當時隨口訂了一個約 2,000 人的目標。

我一直很嚮往一個世紀前的世界博覽會，在我心裡，那是展現世界最好成果的典範博覽會。在舊金山，如果你看過藝術宮（Palace of the Fine Arts），或是在西雅圖看過太空針塔、在巴黎看過艾菲爾鐵塔、在上海看過中國館，你其實就已經看過歷屆世界博覽會為現代文化留下的永久印記，某種程度上，就像古代文明建造巨石與金字塔讓後人讚嘆的微弱回響。所以我也把藝術宮列為我們的理想場地，並直接在 Summit 上就發表了世界博覽會的計畫，同時開賣「盲鳥票」——可全額退費，除了模糊的「2024 年春季」之外，沒有確定日期。

場地馬上就成了卡關的關鍵。Summit 結束後我們立刻去藝術宮場勘。它有一座可容納約 1,000 人的漂亮劇院，還有一個大廳可以舒適地容納展區以及一些餐飲攤位和餐車。我覺得藝術宮應該可行，因為 Hugging Face 一年前曾在那裡舉辦過約 2,000 人的「AI 界的 Woodstock」，大家似乎都很喜歡。藝術宮的圓頂大廳是個很棒的半戶外場地，我們可以在那裡舉辦風景優美的接待會，甚至是露天音樂會（我剛好認識一位很樂意帶弦樂四重奏來的小提琴家）。我甚至夢想在藝術宮周邊的湖泊與公園設置戶外攤位，讓大家放飛無人機。

現實是，藝術宮受到舊金山市政府的高度管制。戶外攤位需要極為繁複的審批，我們作為一個沒沒無聞的研討會大概拿不到。圓頂大廳具有歷史意義，額外租金非常高。藝術宮本身就不便宜，但真正的顧慮是多軌議程的噪音干擾——我們想做 4 到 5 軌，可選的場地只有 100 到 300 人容量的小房間、那座 1,000 人的劇院，以及一、兩個能容納 300 到 500 人但背景噪音很大的區域。加上它位於 Presidio 區，要為來賓和講者找到交通方便的飯店也很困難，可能還得包巴士接送。我個人覺得可以接受，但最終我們還是決定放棄。

到一月底，我們轉向備案 Fort Mason，它位在碼頭上，景觀很好，也保有我喜歡的戶外感。我們在一月底至二月初發布了 Save the Date，並附上幾張視覺圖，這有助於啟動早期的售票。

然而，Fort Mason 也沒有足夠的舞台讓我們做多軌議程，而且進入三月後我們開始為成本焦慮，因為如果售票落在預測的低標，我們將面臨高達 30 萬至 50 萬美元虧損的固定成本，等於會讓公司直接破產。

場地必須和檔期一起考量——我一心想辦春季研討會，以半年一次的節奏來算會落在四月，但顧慮在於天氣寒冷以及臨時要找場地的可用性。我已經不記得中間多少次來回拉扯，但我們一直推、一直喬，最後定在六月。

這整段時間我們都在沒有確定場地的情況下販售「盲鳥票」——我們對兩個場地都先做軟性保留，可以根據售票情況和其他選項再退出。比賽到很後期（大概是三月？）Ben 透過一位舊識找到了 Marriott Marquis 酒店，最後愛上了它的彈性、理想的影音設備、市中心的地理位置，以及能俯瞰全市的 View Lounge。我很討厭把研討會辦在飯店基本上是空調地下室的感覺，就跟過去無數個研討會一樣，但 Ben 很熱衷，我就讓步了（就我看來最後似乎也不是什麼大問題，但我仍堅持戶外感更符合「博覽會」的氛圍，也會更適合社群媒體）。

有了好場地，就需要好贊助商。我不知道能否很詳細地談尋找贊助的過程，但我們夢想中的首席贊助商一直都是 Microsoft——他們曾支持過 Summit，對成果很滿意，而現在我們要請他們更進一步地信任我們。他們最終答應了，這要感謝從 Britton 開始一路支持我們的內部推手。

發布

我們在3 月 29 日與微軟副技術長 Sam Schillace 一起上線了官網。到那時，我們已經拿到所有想邀請的主要 AI 實驗室的口頭承諾（詳見下文），所以相當有信心這會是個賣點。但除了場地與首席贊助商（以及少數其他贊助）之外，距離活動只剩三個月，我們其實幾乎什麼都還沒確定——當然，我在前三個月已經對積極邀請的講者們發出了口頭邀約。

到那時，我也已經決定了我們想主打的 9 條議程軌，接下來就進入……

講者

「我非常好奇你們是怎麼讓這個領域（至少在美國）幾乎每一位有影響力的人／公司都願意參與的」

似乎很多人對我們怎麼邀到講者很感興趣，所以我會盡量回憶……但答案可能會有點無聊。就是埋頭苦幹、經營 Latent Space Podcast、靠 AIE Summit 累積的實績，然後去邀請你認為觀眾會覺得有趣的人。

更詳細的版本：

我們在官網上線的同時發布了徵稿啟事（Call For Proposals），這是一個傳統的申請流程。

令人驚訝的是，單靠這個流程我們就收到了一些非常厲害的講者主動投稿，其中包括 4 位主題演講講者（Mozilla 的 Stephen Hood 和 Modular 的 Chris Lattner、《Spreadsheets are all you need》的 Ishan Anand，以及 Adept 的 Danielle Perszyk——她最後因為 Adept 在大會前後被收購而退出），以及許多我們直接錄取的高知名度／高水準講者：

• João Moura - crewAI，創辦人兼執行長
• Eno Reyes - Factory，技術長
• Tevye Krynski - Perpetual，AI（仍在封閉測試階段）執行長
• Patrick Debois - Jedi，工程副總裁
• 兩位講者 -：Hamel Husain 與 Emil Sedgh Parlance Labs（Hamel）、Rechat（Emil） AI Engineer（Hamel）、技術長（Emil）（由 swyx 邀請）
• Nikhil Thota - Perplexity，AI「Member of Technical Staff」
• Ahmed Menshawy - Mastercard，AI 工程副總裁
• Arjun Bansal、Alexander Kvamme（@echoai.com） Log10、Echo AI（聯合發表） Log10 執行長兼共同創辦人、Echo AI 執行長
• Philip Kiely 與 Pankaj Gupta - Baseten，開發者關係主管、共同創辦人
• Jeronim Morina - AXA，資深 MLOps 工程師
• Ian Webster - Discord，資深首席軟體工程師
• Shawn Jansepar - Khan Academy，學習與 AI 平台工程總監
• Dominik Kundel - Twilio，新興技術與創新產品暨設計主管
• Daniel Whitenack - Prediction Guard 創辦人兼執行長
• Atita Arora - Qdrant，解決方案架構師
• Mark Moyou - NVIDIA，資深資料科學家
• Vibhor Kumar - Tinder，AI 軟體工程師 - 信任與安全
• Sumit Agarwal - Gather，執行長兼共同創辦人
• Remi Louf - .txt，執行長
• Phlo Young - Young，行銷人員
• Morgante Pell - Grit，執行長
• Shelby Heinecke - Salesforce，資深研究經理
• Emil Eifrem - Neo4j，共同創辦人兼執行長
• Arvid Lunnemark - Anysphere，共同創辦人兼技術長
• Jasmine Wang - LanceDB，生態系發展負責人
• Mark Kim-Huang - Gradient，共同創辦人、首席架構師
• Sheila Gulati - Tola Capital 董事總經理
• Vaclav Mlejnsky - E2B，執行長
• Gunjan Patel - Palo Alto Networks，工程總監
• Phoebe Klett - Normal Computing，機器學習工程師
• Stefania Druga - Google Gemini，研究科學家
• Hubert Misztela - Novartis，AI 研究員／資料科學總監
• Manuel Odendahl - The Tree Center，首席工程師
• Tanmai Gopal - Hasura，共同創辦人兼執行長
• Banjo Obayomi - AWS，資深開發者倡議者
• Aaron Dignan - Plumb，創辦人兼執行長

這三十幾位只是約 500 位通過我們審核／篩選的申請者中的約 6%。

這意味著，除了贊助商會提供的講者之外，還有至少 30 到 50 位受邀講者完全是我的責任。

我為每一軌都列了一份夢想講者名單，然後開始逐一邀請。我大概不能公開那份名單，但你可以想像成 9 軌 × 每軌 8 位候選人，然後我把所有想得到的、有分量／值得邀請的名字都狂發邀約。搞 8 位候選人最大的問題是，我直到非常晚期都還不知道自己的「庫存」到底是多少——也就是我能提供多少時段——這件事我本來應該更早跟 Ben 敲定，結果造成了極其愚蠢且不必要的壓力，還得費勁整理、策劃合適的議程，同時又怕在某一軌邀得太多，最後得撤回邀請。

最棘手的是主題演講——我們曾嘗試邀請 Jeff Dean 或 Aidan Gomez，或是 Microsoft、Anthropic、Hugging Face 和 OpenAI 的高層，但他們那段時間的行程早就排定。有些人一開始答應了，之後卻失聯，造成額外的混亂。

AI 研討會需要 AI 實驗室來增添亮點。去年我們有 OpenAI 和 Anthropic 參與，所以今年我需要補齊其他的——Cohere、Mistral 等。這些是透過他們的開發者關係團隊與創投人脈才邀到的。我明顯漏掉了 Meta 和 Hugging Face——這基本上沒什麼藉口，只是因為我分身乏術。

AI 研討會也需要大家想看的熱門 AI 新創。如你在上面看到的，我們在主題演講的徵稿上已經算相當幸運。最受矚目的焦點是 Scott Wu／Cognition。幸好他聽過我，我們也聊過一次——我直接提出邀請，他就答應了，沒什麼特別好說的。我也用類似的方式，見機向 Cursor、Cartesia、Dawn Analytics、Midjourney、Zeta Labs、Groq，以及《Year in LLMs》一文的 6 位作者發出邀請。能看出什麼是「熱門」並直接開口邀請，我想就已經完成了大部分工作。

我很努力想做的一件事，是讓世界博覽會真的具有「世界」代表性——我找了非洲、中東、印度與中國 AI 公司的聯絡窗口，也邀請了新加坡與日本的聯絡人。基本上都沒有回應，只有像 Qwen 這樣的中國團隊表示有興趣，但簽證需要 6 個月的作業時間。所以最後我們基本上只有歐洲和拉丁美洲的代表。

另一件更具挑戰性的，是 AI 領導力議程軌——這是我從未辦過的主題，而且那個族群也不是我特別熟悉的對象（某種程度上，F500 企業中的 AI 議程軌也是如此）。結果證明我根本不需要擔心——我參加了一場 Sourcegraph 舉辦的 AI 活動，從中獲得很多關於什麼能吸引 AI 領導者的靈感，他們也幫我邀到了幾位講者，接著靠我原本的人脈與上述的徵稿，剩下的就很自然地補齊了。我最自豪的時刻是邀請 OpenAI、Cohere、LlamaIndex 和 Hex 針對我認為欠缺的主題開設特別場次，而他們全都答應了。根據回饋，AI 領導力軌的成效特別好。

我在後期才創立的一個機制是議程軌主持人（Track Hosts）。我意識到我和 Ben 會忙到根本無法確保 5 軌同時進行時仍有好的體驗，而沒有主持人的議程軌感覺很空。我又一次靠人脈湊齊了主持人，而且大多數人都很樂意幫忙，我想我邀請的每個人都答應了（有些人甚至主動自薦，像 Demetrios 和 Peter Cooper）

最後談談多元性。去年我們的女性講者比例是 10%。今年，在下文要提到的臨時變動之前，我們的主題演講講者與議程軌主持人中女性占了 50%。部分是因為我稍微刻意傾斜，但主動投稿的池子本身就更多元，這當然最有幫助。最後，我們還請朋友 Sasha Sheng 主持了我們首屆的多元委員會，帶來了約 35 位多元背景的與會者，我們為他們提供了獎學金，部分由 Writer 慷慨支持——他們是我們唯一爭取到的多元贊助商。

前一週

這裡指的不是精確的會前 7 天，更像是會前的 1 到 2 週，只是我在回憶那段壓力爆表、直衝大會的時期

行銷：

• 5 月 17 日——公布第一波講者
• 6 月 3 日——公布第二波講者
• 6 月 17 日——補齊 VP AI 場次與周邊活動
• 我們也在 cerebralvalley.ai 到 latent.space 等主要電子報上投放廣告，並與一些電子報作者談成媒體合作。不確定這些的投資報酬率如何。
• 大約在 6 月 20 日前後，我們感受到售票壓力從賣不動轉為超賣，我發出了一則成功的志工招募，結果在活動前 2 到 3 天獲得許多人幫忙轉發，包括 Andrej Karpathy 等人。

我們的目標是約 2,000 位與會者；5 月 1 日時賣出 25%，6 月 1 日賣出 41%，直到 6 月 24 日在 Andrej 發文後才完售。以下是幾張刻意拆開呈現的折線圖，顯示那種最後一刻因 FOMO 而暴衝的銷售曲線，這讓這類活動特別難以提前規劃：

作為對照，可以看看 ICLR 花了多少年，才讓銷售曲線在會前 60 天達到理想的 50% 售票率。

內容：

非常非常多的事情都是最後一刻才定案。每一位講者都是一個外部變數，而每位講者本身又有我們不知道的各種牽連，隨時可能動搖他們的承諾，所以對他們來說越晚確定越好。很多理想人選——包括 OpenAI、Anthropic、Cohere、LlamaIndex、Hugging Face、Supabase、Exa 等——都是最後一刻才主動表示要來演講，而我們要不是已經沒有空檔，就是得用他們來遞補臨時退出的人。當然，對與會者和場地／印刷合作夥伴來說需求正好相反——所有事情最好幾週前就全部確認。

這就是 6 月 17 日時還很粗糙的議程表。

會前我們處理的待辦清單（非完整）：

• 定稿並寄送給議程軌主持人的指示
• 申請簽證豁免、被拒，然後不得不取消我在會前承諾的多場實體行程，以及會中的承諾，特別是與 GitHub 執行長的場次
• 預約社群採訪人員（負責展場導覽與影片行銷——我們有 3 組人馬在做訪談）
• 敲定外部新創合作夥伴（為講者／主持人提供穿戴裝置的 Bee 與 Compass、Videotap、負責資訊圖表的 Thoth）
• 講者在工作坊前最後一刻退出——必須重新安排
• 回應贊助商索取與會者名單的要求——我們不販售與會者名單
• 確認直播的議程軌
• 確認新講者及其時段
• 處理對 AI Engineering 公開且尖銳的批評
• 
• 準備 2025 年世界博覽會的素材
• 不斷為了內部技術與流程，以及贊助商與講者在現場的曝光平衡而爭執 lol
• 定案百人以上的講者晚宴與周邊商品物流
• 與約 50 人的志工團隊加速整備

我們做得好的地方

經驗教訓

• 內部組織
  • 很多人不會出席——即使已經 RSVP 說會來，即使已經付費。我們其實可以放心超額預訂到 130% 的容量也沒問題；這次我們太過保守，把上限硬卡在 100%，白白讓自己壓力很大
  • 必須有單一事實來源——我們最多同時有 5 份試算表在追蹤講者與場地、時間分配，所有東西都要手動填寫。而且這些都跟我們的 CMS 不同步。
  • 必須拿到所有講者與主持人的電話號碼——當我們需要聯絡卻找不到人時非常煎熬（導致一位主題演講講者完全錯過了自己的場次）
  • 是否該為場次／工作坊提供預先報名？
• 技術（行動 App 與網站）
  • 對資料庫／CMS 做負載測試——最需要的時候最容易掛掉。以我們為例，因為沒發現還沒切換到 Supabase 的連線池，導致中斷了 4 到 8 小時
  • 行動 App 載入很慢
  • 網頁 App 載入很慢——直到中途改為預先產生才改善
  • 我們在行動 App 中加入了自訂議程、媒合與名片掃描功能——實際有多少人使用還待確認
  • 應該為議程提供 API，讓其他人可以在上面開發，因為他們正是因為對我們的網站／App 感到挫折才自己動手做了
• 內容策劃
  • 拜託不要再用大公司的預錄 demo
  • 為社交活動留更多空間——Weaviate 想辦晨間瑜伽，其他人想辦跑步活動
  • 接受更多線上演講投稿——我們的直播有很多空白時段

時長與精準度

Tiago Freitas — 場次時間應該再長一點，講者根本沒時間講任何深入的東西，我聊過的每個人都在抱怨同一件事

Eugene — 很多人懷念前一年更偏駭客的氛圍，越狂、越怪的點子越好？——所以或許可以開一個隨機議程軌？——大家喜歡看到更多像他們一樣、嘗試各種東西的普通人（我去年沒來，但聽到很多人這樣說）

稍微多一點可以閒晃的自由空間，SaaStr 就是一個以提供更多桌椅讓大家在大廳交流為優化的例子（我有偏見，因為我來就是為了這個）

有些多軌研討會通常會在中央放一塊大看板，列出所有議程軌的時間表。全部集中在一處——否則會讓人搞不清楚

展望未來

其他人的心得整理

• https://modernchaos.heytwist.com/p/43
• https://www.ignorance.ai/p/the-state-of-ai-engineering-2024
• https://www.movingavg.com/essays/a-b2b-saas-summary-of-the-2024-AIEWF.html
• https://medium.com/@joe_30979/the-evolution-of-ai-engineering-insights-from-the-worlds-fair-0f1d9b2de204
• https://thenewstack.io/lets-get-agentic-langchain-and-llamaindex-talk-ai-agents/