來自真實職場的消息：顯然，大約在 10 到 20 年前的某個時間點，用簡報檔來溝通變成了常態。這些簡報從來不會被上台報告。它們也不是為了要報告而做的。它們被生出來，被傳來傳去，然後就死了。搞什麼？

我要強調，問題不在於人們為什麼（或是否）會做出糟糕的簡報。

真正的謎團是，為什麼大家要用簡報軟體來進行根本不是簡報的溝通。

理論一：大家都很笨

是因為我們全都是笨蛋嗎？我把這個理論放在最前面，是因為我猜你們這些親愛的讀者會最喜歡這個說法。

的確，如果你問人們為什麼要做簡報而不是寫文章，他們通常會說：「因為沒人想看字」。好吧，算是個理由。但我不覺得這算什麼解釋。就算我們真的是笨蛋，我們也笨很久了。如果我們是 15 年前進入「簡報世」的，為什麼是那個時候？為什麼不是更早？

理論二：閱讀能力的衰退

我們的閱讀能力變差了嗎？輿論似乎已經認定這是事實，但這是真的，還是只是道德恐慌？

自 1971 年以來，美國一直在對 13 歲的學生進行測驗，以衡量閱讀能力的長期趨勢。結果顯示閱讀能力緩慢提升到 2012 年，之後緩慢下滑，最後在疫情後出現下跌。但這些下滑的幅度似乎太小、時間也太晚，無法解釋我們眼前的謎團。

自 2000 年以來，PISA 在全球範圍內測驗 15 歲學生的閱讀表現。數據顯示平均而言有所下滑，但在富裕國家下滑幅度較小，在美國則根本沒有下滑。（科學也是同樣的情況，數學則稍微更差一些。）

至於成人，資料很少。基礎識字率整體上仍在提升，而美國的時間運用調查顯示，為休閒而閱讀的時間從 2003 年每天約 23 分鐘，下降到 2023 年每天約 16 分鐘。但這似乎沒有算入人們在手機上閱讀的時間。

所以，人們的閱讀能力是否真的變差，仍不清楚。感覺上，人們在成年後花更少時間去鑽研複雜的文字論述，因此在這方面的能力變差了，這似乎很合理。但缺乏堅實的證據。

理論三：科技變革

另一個顯而易見的理論是，我們現在有了電腦、軟體和網路。沒有這些東西，就不可能互相用電子郵件傳送簡報。這似乎很有關係！

是沒錯，但在簡報文化真正盛行之前，我們就已經擁有這些東西好一陣子了。再想想電腦出現之前的情況：影印機在 1980 年代中期就已經遍布企業辦公室，而油印機更是在那之前幾十年就已存在。如果簡報真的那麼好，人們大可以用手畫。但沒有人這麼做。

當然，手做簡報比較差。但也沒有差到那種程度。所以，簡報也不可能好到那種程度。

那實際上發生了什麼事？

然後……顯而易見的理論就差不多到此為止了。沒有一個讓人滿意。所以我們退一步來看。從歷史上來說，「簡報即文件」是怎麼取代備忘錄的？

就我所能追溯的，這是由管理顧問公司所推動的。回到 1960 年，他們交付的是詳細的書面備忘錄。備忘錄本身就是產品。他們可能也會做一場簡報，但那是另外的、輔助性質的東西，多半是用掛圖或黑板來進行。

到了 1970 年代，備忘錄仍然是主要產品，但顧問公司開始強制採用由上而下的邏輯結構（也就是金字塔原理）。簡報則轉向使用投影片（醋酸纖維膠片）。備忘錄和簡報都經常包含手繪的圖表，例如九宮格或成長—市占率矩陣。

到了 1980 年代，備忘錄仍然是產品，但簡報變得越來越長、越來越精美。像Genigraphics這樣昂貴的電腦開始被用來製作圖表。

1990 年代開始出現轉變。那時 PowerPoint 已經無所不在，初階分析師被要求自己製作簡報。顧問公司漸漸注意到：（1）客戶不一定會看備忘錄；（2）客戶很喜歡簡報，而且在報告結束後還會長期傳閱；（3）同時要做出一份備忘錄和一份精美的簡報，工作量非常大。於是他們把越來越多心力放在簡報上。麥肯錫（McKinsey）尤其演變成將簡報視為主要產品，基本上不再寫長篇備忘錄。其他顧問公司也跟進了。

到了 2000 年代，簡報變得更加華麗。顧問公司發展出各自的排版規則，並創造出花俏、資訊密度高的圖表。他們發現，一份 200 頁的簡報會讓客戶覺得錢花得很值得。漸漸地，他們把整個業務都圍繞著簡報來運作。專案會以主管先做出一份帶有「幽靈投影片」的範本簡報開始，再把不同部分分派給初階分析師。不久之後，這種模式向外擴散，既透過與顧問合作過的人，也透過離職顧問的擴散。各地的人們開始用簡報來思考與溝通，現在一切都是簡報，太棒了！

另一種歷史

那個故事讓「簡報即文件」聽起來像是無可避免的：人們喜歡它，所以它就流行起來。但還有一條我們抵制了「簡報極大化」滑坡的平行時間線。那條時間線就是 Amazon.com, Inc.。

2004 年，Jeff Bezos 在亞馬遜（Amazon）內部推行了著名的禁止簡報政策。他的邏輯是，簡報會掩蓋薄弱的推理，而且是用來說服而非提供資訊的工具。相反地，所有參與亞馬遜策略決策的人都必須學會撰寫一份六頁的備忘錄。會議開始時，所有人坐下來，安靜地閱讀這份備忘錄。

亞馬遜並沒有禁用簡報軟體。禁令僅限於內部會議和決策過程。他們對外溝通時仍會使用簡報。也沒有任何規定禁止員工做好簡報後用電子郵件傳來傳去。

然而，人們就是不會做簡報來傳閱，因為那不是亞馬遜文化的一部分。實際上，亞馬遜是一場反向運動。世界上大多數地方認定簡報很好，因為簡報很輕鬆。Bezos 則認定寫作很好，正因為寫作很困難。

有成千上萬篇文章在解釋為什麼 Bezos 的政策是天才之舉。他們聲稱，建構一個敘事需要更深入的分析思考，並能暴露邏輯上的缺陷。我很想相信這些說法。我現在才意識到，它們跟我主張過度排版的寫作很糟的某些論點非常相似。

我不確定寫作是否是亞馬遜成功的秘訣。但亞馬遜的確很成功。這證明了簡報人生是一種選擇，而非科技的宿命——機構可以選擇寫作而非簡報，而且同樣能蓬勃發展。

好吧，那到底發生了什麼事？

警告：如果你喜歡簡單、單一因果的理論，你不會喜歡接下來的內容。

1. 簡報是一種收穫，但收穫不大。轉向簡報並不是一個「錯誤」，它會發生是因為人們喜歡它。但如果在報告場合之外分享簡報被列為非法，人均 GDP 也不會因此崩盤。這就是為什麼人們在 1950 年代沒有把簡報刻在油印蠟紙上。因為那點微薄的努力根本不值得。
2. 當電腦和軟體出現後，分享簡報變得更容易了。但人們並沒有立刻轉向「簡報即文件」，因為好處並沒有那麼大，因為文化轉變得很慢，也因為每個人本來就已具備閱讀和撰寫文件的技能。
3. 顧問公司剛好處在最強烈地被篩選壓力推向「簡報即文件」的經濟利基中。所以當製作簡報變得更便宜時，他們就轉型了。慢慢地，這個常規向外擴散，人們習慣了用簡報來溝通，於是就成了現在這樣。
4. 機構可以抵抗這個常規，而且依然成功。只要讓現代人去閱讀和寫作，他們也完全做得來。
5. 人類本來就演化成以片段化、互動式且視覺化的方式來學習和溝通。很難說任何往這個方向的轉變是一場災難。
6. 除了部落格。部落格的衰落必須被阻止。